Sala de Videoconferência: Saiba como montar e utilizar em sua empresa.

Por Felipe Belmonte Empresarial

A sala de videoconferência já era uma realidade em grandes empresas e corporações pela alta demanda de comunicação entre os colaboradores, diretoria e parceiros.

Desta forma, um número cada vez maior de empresas tende a mudar para formas de trabalho hibrido ou remoto. Essa era uma tendência natural por conta do avanço tecnológico, mas que persistiu por muitos anos para ser implementada em grande escala.

Porem, após as implicações causadas pelo COVID19, muitas empresas precisaram adotar medidas e práticas para manter sua equipe conectada e suas operações em funcionamento.

Entre essas práticas o que ficou claro foi a real importância de um sistema de videoconferência e ferramentas de colaboração essenciais para as empresas.

A necessidade de isolamento levou a empresas a implantarem de fato uma rotina de uso da videoconferência que revelou dados como aumento em produtividade, qualidade de vida dos colaboradores e redução de custos para a empresa.

O que é vídeoconferencia?

Videoconferência é uma comunicação de áudio e vídeo em tempo real entre duas ou mais pessoas, realizada por meio de câmeras e microfones independente da localização dos participantes.

Resumidamente, a videoconferência é uma solução que possibilita que duas ou mais pessoas se comuniquem por vídeo remotamente.

Possibilitando reuniões hibridas com participantes fisicamente em uma sala e outros participantes em home office ou espalhados pelo mundo.

Existem diversos tipos de videoconferências, como treinamento entre equipes, treinamento para colaboradores, entrevistas, brainstorming entre equipes e reuniões de diretores. Cada objetivo exige uma abordagem diferente em relação à tecnologia e aos equipamentos utilizados.

O que é uma sala de Videoconferência?

Uma sala de videoconferência é uma sala planejada e projetada para atender as necessidades de comunicações digitais e vídeo colaboração de uma empresa.

Normalmente idealizada para efetuar reuniões em formato hibrido com colaboradores presenciais e colaboradores remotos através reuniões por áudio e vídeo.

A sala conta com a acomodação que possibilita o número esperado de participantes presenciais e equipamentos de videoconferência e áudio e vídeo para garantir a comunicação de todos os presentes na sala.

Normalmente essa sala conta com equipamentos e sistemas que possibilitam esse ambiente propicio para reuniões de vídeo.

O que é preciso para uma sala de Videoconferência?

Para montar uma sala de videoconferência é preciso antes de mais nada pensar no layout da sala, qual o número máximo de pessoas, a sala deve comportar o tamanho da mesa e quantidade de cadeiras.

Essas são as informações de ponto de partida que irão definir todos os outros requisitos que a sala deverá conter.

Para salas de reuniões e auditórios é preciso ter mais cuidados ao projetar os sistemas, pois como os espaços são maiores é preciso dimensionar corretamente o uso dos equipamentos, a disposição dos móveis, espectadores e a acústica.

A complexidade no dimensionamento dos equipamentos necessários deve aumentar proporcionalmente ao tamanho do ambiente. Também é preciso atentar para a qualidade do áudio, câmera e outros elementos da infraestrutura.

A velocidade da conexão, as adaptações para dispositivos dos participantes e todos os outros detalhes que podem ser impeditivos para uma boa experiência de uso.

Entender as necessidades de uso da sala, saber das especificidades é indispensável para tomada de decisões para dimensionamento da infraestrutura.

Inclusão de projetores, telas de projeção, caixas de som, videowall, e painel de led são alguns equipamentos que podem se fazer necessários em alguns casos.

Em casos de salas multiúsos, quando uma única sala será utilizada para outras finalidades, também é preciso verificar com cuidado as necessidades de infraestrutura para instalação.

Nestes casos pode haver a necessidade de inclusão de automação empresarial para o controle dos vários sistemas instalados na sala.

Equipamentos de vídeoconferencia

A qualidade da experiência em uma sala de videoconferência pode ser impactada por diversos fatores e equipamentos. Prever esses possíveis cenários e ter a possibilidade de calibrar toda a sala conforme a necessidade deve ser algo rápido e prático para não comprometer a reunião.

O Conforto nesse ambiente também é muito importante; por isso, é preciso criar condições que contribuam para a permanência das pessoas sem incômodos.

O Ar-condicionado deve ser uma das prioridades, assim como as condições da iluminação, controle das persianas e controle dos volumes das caixas e microfone.

Todo esse controle pode estar disponível em um equipamento posicionado no centro da mesa de reunião para operação de toda a sala. Ingresse em reuniões, envie convite para participantes, controle iluminação, equipamentos de áudio e vídeo, ar-condicionado e persianas.

Todo esse controle deve estar ao alcance de um comando em uma tela no centro da mesa de reuniões.

Câmera para videoconferência.: Em uma sala de conferência e certo que se precise de uma câmera para efetuar as vídeo chamadas. Essa câmera tem de ser específica e compatível com os sistemas de vídeo colaboração.; Existem alguns modelos diferentes de câmeras especificas para cada tamanho de sala e quantidade de participantes. Câmeras que podem se movimentar para acompanhar e focalizar todos os participantes ou no que está falando.; A escolha destas câmeras irá depender da necessidade que a sala exige ou do recurso que se pretende ter nas reuniões.
Microfone para videoconferência.: Os Microfones também são equipamentos que precisam estar presentes em uma sala de conferências, pois são os responsáveis por captar todas as conversações.
AirMedia e Apresentação de tela.: O AirMedia é o equipamento necessário para que os colaboradores possam apresentar a tela de seus dispositivos no meio de uma reunião.; Essa apresentação pode ser feita por meio de uma conexão via cabo ou sem fio como um compartilhamento de tela.
Automação Empresarial: A automação é um item muito utilizado em salas de reunião, pois com a integração, o gerenciamento e agendamento das reuniões fica muito mais prático e eficiente.; Além da possibilidade de controlar todos os sistemas da sala de maneira rápida e fácil. Por exemplo, é possível agendar uma reunião e ter a sala preparada automaticamente no horário da reunião com a temperatura ideal, os sistemas já habilitados, as persianas e iluminação no jeito.
Agendamento de Salas: No local de trabalho híbrido de hoje, as pessoas entram e saem em horários diferentes. Para manter todos trabalhando de forma eficiente e produtiva, é essencial integrar a programação da sala ao design do seu local de trabalho.; Com o agendamento de salas é possível que o time visualize uma timeline com os horários disponíveis de cada sala de conferência. Também é possível visualizar na parta de cada sala se está ocupada em qual horário e quando ficara disponível.

Vantagens da Sala de videoconferência

As salas de reunião já estão presentes na grande maioria dos escritórios e empresas, as reuniões internas com o time de colaboradores fazem parte da rotina saudável de uma empresa.

Contribuição para Trabalho Hibrido e Remoto.

O formato de trabalho hibrido e remoto cresce a cada ano que passa principalmente após a pandemia e com este formato de trabalho a demanda de reuniões com mais participantes simultaneamente também cresceram.

Uma sala de Reuniões preparada para essa comunicação da equipe presencial com a equipe remota irá contribuir para o desempenho da equipe.

Melhoria na Comunicação.

As videoconferências facilitam muito o contato entre os colaboradores de outras unidades da empresa, fornecedores e clientes. Ter a disponibilidade uma sala preparada para essas comunicações que já são rotineiras é quase que obrigatório.

Investir em tecnologias que aprimorem como essas intercomunicações acontecem trará mais profissionalismo, desempenho e economia para a empresa.

Facilidade de treinamentos.

Os treinamentos para o time de colaboradores é uma prática frequente nas empresas com o time comercial, técnico e até marketing, seja ele motivacional ou por necessidade de implantar novas metodologias e processos.

Em todos esses casos a videoconferência é uma excelente forma de realizar esses treinamentos, ter uma sala preparada para eventuais treinamentos sem que haja a necessidade de deslocamento da equipe.

Melhoria na comunicação.

Como as videoconferências são práticas, elas facilitam muito o contato com outras unidades da empresa, clientes, fornecedores e quaisquer demandas de comunicação remota.

A conversa face à face, com a troca de olhares, mesmo que por vídeo, é muito mais eficiente para o entendimento se comparado a um e-mail, por exemplo.

Além da sensação de um contato mais pessoal com uma videochamada, também é possível contar com a apresentação da tela, o que contribui mais ainda para a compreensão.